AMELIORER LES DÉLAIS DE CLÔTURE COMPTABLE L'ART DE CONCILIER RAPIDITÉ DE PRODUCTION ET QUALITÉ DES ÉTATS FINANCIERS - Blog de comptabilité, finances et contrôle de gestion

Bousculé par les exigences réglementaires, la pression du marché et les exigences de bonne gestion, la nécessité pour les entreprises de clôturer plus tôt leurs comptes est non seulement devenue un besoin mais est également considéré comme une preuve d'efficacité et de performance. Les tendances institutionnelles et réglementaires en termes de normes internationales à travers la promulgation du Système Comptable Financier (SCF), ont stimulé la demande des investisseurs à la recherche de rapports financiers plus rapides, voire plus fréquents, et des managers qui demandent un accès plus rapide aux informations financières des entreprises. 

La réduction des cycles de clôture financière et de reporting permet de répondre aux exigences des décideurs et garantit une capacité de réactivité au cas où l'entreprise ne parviendrait pas à atteindre ses objectifs. Le gain de temps et les gains de productivité générés par ces améliorations permettent aux équipes Comptables et Financiers de se concentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée de l’entreprise, telles que l’analyse de gestion et l’élaboration de plans d’actions.

La publication plus rapide des comptes nécessite un projet conçu spécifiquement pour réduire le délai entre les dates de clôture comptable et de publication des états financiers, tout en maintenant ou en augmentant la qualité de ces derniers.

Compte tenu des progrès déjà accomplis par quelque sociétés et groupes  Algériens, et forts des retours reçus sur les projets menés pour réduire les délais de clôture financière, nous avons dressé une liste de quatre recommandations :

1. Un objectif commun doit être défini et partagé en amont au sein de l’entité :

L'optimisation des processus de clôture comptable nécessite une approche transversale qui passe notamment par une plus grande collaboration entre les équipes comptables, contrôle de gestion et les services amont (opérationnels et support).

2. La nécessité d'adopter une nouvelle approche de travail :

Concevoir un nouveau processus dans la durée implique d'adopter une approche de travail plus extensive plutôt qu’une simple optimisation d'un processus existant. Cela nécessite de repenser le socle des nouveaux processus par rapport aux objectifs à atteindre, et demande souvent une nouvelle façon de travailler.

3. Impliquer et responsabiliser toutes les structures de l’entité :

Le respect des délais de clôture comptable nécessite essentiellement un haut niveau d'implication de toutes les parties prenantes. L'approche adoptée doit donc inclure toutes les structures.

4. Mise en place d'une démarche d'amélioration continue :

Cette démarche peut être implémentée en début du projet par la mise en place d'un observatoire de la clôture comptable faisant office de cockpit de suivi de la clôture.

Notre retour d'expérience sur les projets, nous a permis d'identifier trois facteurs clé pour assurer le succès d'un projet afin d'obtenir une clôture plus rapide :

Piloter le projet : un facteur crucial

L'implication des opérationnels en amont est indispensable (description des processus existants / établissement du processus cible) afin de favoriser l'acquisition et la mise en œuvre des solutions préconisées et d'éviter l'effet tunnel (perte d'enthousiasme et de support). Un accompagnement fort de la Direction Générale, relayé par les autres Directions, est indispensable tout au long du projet.

L'intégration de la gestion des risques en temps réel et d’un reporting précis et régulier (tableaux de bord par exemple) sont également nécessaires pour anticiper les difficultés et s'assurer que toutes les parties prenantes sont « au courant ».

Pensez au processus cible dans son ensemble

Traiter le processus de clôture comptable dans son intégralité : de la saisie des données à la production et/ou publication des états financiers.

Produisez et partagez rapidement les premières réussîtes : condition sine qua non pour préserver le dynamisme du projet

Les équipes comptables et financières du projet doivent être accompagnées dans la mise en œuvre des premières clôtures cibles. Pour cela, les livrables doivent servir de vitrine au projet en recherchant efficacité, utilité opérationnelle et pragmatisme.

Une clôture comptable implique la mobilisation de toutes les équipes financières et c'est une condition de réussite. Cela nécessite d'établir en amont un objectif clair et partagé par l'ensemble des acteurs de la fonction finance. Pour un grand groupe composé de quelques dizaines d'entités, par exemple, la consolidation des comptes et la publication financière nécessitent une forte implication de l'ensemble de ses équipes financières et leur capacité à respecter les délais et la qualité de leurs données.

A ce titre, les actions de communication et de conduite du changement sont essentielles pour assurer la réussite du projet. Cette stratégie repose sur trois points clés :

1. Structurez le message :

• Communiquer les objectifs et l'état d'avancement à toutes les équipes comptables et financières en amont et tout au long du processus ;
• Mettre en place un dispositif d'accompagnement spécifique si un besoin d'éclaircissements sur les principes de base est exprimé.

2.  Définir les responsabilités :

• Impliquer tous les acteurs de terrain dans la mise en œuvre de leurs propres plans d'action ;
• Identifier des points de contact individuels pour chaque structure pour coordonner le projet ;
• Mettre en place des niveaux de validation package pour les responsables  financiers afin d'améliorer la qualité des données.

3. Communication régulière auprès des équipes :

• Organiser des échanges avec les équipes financières partout pour obtenir des points réguliers sur la situation de clôture ;
• Mettre en place des groupes de travail pour renforcer la collaboration et l'échange des meilleures pratiques ;
•  Remonter mensuellement la qualité des clôtures des entités par l'envoi d'indicateurs de suivi des clôtures et de rapports de contrôle de cohérence des données.

En plus d'assurer le succès du projet, ces mesures doivent favoriser les progrès réalisés par les équipes comptables, par le travail mené collectivement, renforcer la communication et la capacité à répondre collectivement aux objectifs d'amélioration de la performance des équipes internes et des autres structures.

Le lancement d'un projet d’amélioration des délais de la clôture comptable représente une opportunité d'améliorer les performances de l'entreprise dans son ensemble, ainsi que pour accroître sa réactivité vis-à-vis de ses clients dans un paysage concurrentiel en constante évolution, améliorer le suivi, accélérer la prise de décision et renforcer l'image de l’entité sur le marché.

Par ailleurs, on assiste à l'émergence de nouvelles tendances dans l'optimisation des processus de production de l'information comptable et financière. Conçus pour répondre aux exigences réglementaires et opérationnelles, ces processus offrent la possibilité d'accéder rapidement aux données essentielles à la prise de décision, et de prendre en compte les impératifs de transparence. Cette tendance nécessite d'appliquer les principes d'amélioration continue du « lean management », introduits par le secteur industriel, à l'ensemble de la fonction finance. Cette approche opérationnelle implique l'élimination de toutes les formes de gaspillage et de retard. Pour surmonter leurs défis futurs, les directions financières devront donc appliquer avec succès les concepts «lean» afin de pouvoir améliorer la fonction financière et assurer la satisfaction de leurs clients internes et externes.